Samarbeidsavtale Lofoten friluftsråd
§ 1 OPPGAVEFELLESSKAPETS NAVN
Oppgavefellesskapets navn er Lofoten Friluftsråd, Kommunalt oppgavefellesskap, som kan forkortes Lofoten Friluftsråd (KO), og er i det følgende benevnt «Friluftsrådet».
§ 2 DELTAKERKOMMUNER
Friluftsrådet består av kommunene Røst, Værøy, Moskenes, Flakstad, Vestvågøy og Vågan. Tilslutning fra nye deltakerkommuner må godkjennes av representantskapsmøtet og kommunestyret i hver av deltakerkommunene.
§ 3 FORMÅL
Friluftsrådet skal i samarbeid med medlemskommunene, andre offentlige myndigheter og frivillige organisasjoner arbeide for:
- at flere mennesker, i alle livsfaser og med ulike fysiske forutsetninger, benytter naturen i sunn aktivitet til alle årstider ved å legge forholdene til rette for fysisk aktivitet – med spesielt fokus på barn og unge
- øke forståelsen for friluftslivets betydning, bedre friluftskultur og utbredelse av allsidig og miljøvennlig friluftsliv
- sikre og utvikle regionens friluftsmuligheter
Friluftsrådet skal bidra til å samordne innsatsen fra ulike aktører, og i egen regi utføre prosjektrettede oppgaver.
Friluftsrådet skal fungere som et kompetansesenter for friluftsliv for deltakerkommunene og andre samarbeidsparter. Friluftsrådet kan avgi høringsuttalelser og engasjere seg i saker av betydning for friluftsliv i deltakerkommunene. Konkrete arbeidsoppgaver og arbeidsdeling mellom friluftsrådet og deltakerkommunene fastsettes gjennom årlige arbeidsplan som vedtas på representantskapsmøtet.
§ 4 ORGANISASJON
Friluftsrådets faste organer er representantskapet, styret, samarbeidsgruppe og daglig leder som står for den daglige driften. Samarbeidspartnere, og frivillige organisasjoner/foreninger innen friluftsliv kan gis fast møte- og talerett i rådets møter etter rådets beslutning (konsultative medlemmer).
Friluftsrådet er tilsluttet Friluftsrådenes Landsforbund.
Lofoten friluftsråd har kontorsted i Vestvågøy kommune.
§ 5 REPRESENTANSKAPSMØTE
Representantskapsmøtet er friluftsrådets øverste myndighet. Ordinært representantskapsmøte holdes hvert år innen utgangen av april måned. Representantskapsmøtet består av ordfører fra hver av deltakerkommunene. Representantskapsmøtet er beslutningsdyktig med de frammøtte representanter.
Representantskapsmøtet skal innkalles med minst 4 ukers skriftlig varsel. Saksliste og saksdokument skal følge innkallingen.
Med unntak av endringer i samarbeidsavtalen, jf § 10, treffes beslutninger med vanlig flertall.
Representantskapsmøtet skal behandle:
1. Godkjenning av innkalling, saksliste og utsendinger.
2. Velge ordstyrer og 2 representanter til å undertegne protokollen.
3. Styrets årsmelding som skal redegjøre for gjennomføring av fjorårets arbeidsplan og for øvrig ivareta deltakerkommunenes krav til rapportering.
4. Regnskap med revisjonsberetning.
5. Arbeidsplan.
6. Budsjett, herunder årlig innskudd (kontingent).
7. Behandle innkomne saker.
8. Valg
a) Styre
b) Styrets leder og nestleder
c) Valgkomite
I styret skal begge kjønn være representert i samsvar med Kommunelovens bestemmelser.
Det foretas skriftlig valg hvis noen krever det. Ved stemmelikhet avgjøres valg ved loddtrekning.
Valgkomiteen velges blant representantskapsdeltakerne fra deltakerkommunene
§ 5 EKSTRAORDINÆRT REPRESENTANTSKAPSMØTE
Ekstraordinært representantskapsmøte kan holdes etter innkalling fra styret eller når representantskapsmedlemmer fra 2 eller flere av deltakerkommunene krever det. Ekstraordinært representantskapsmøte skal innkalles med minst 3 ukers varsel, og det skal framgå av innkallingen hvilke saker som skal behandles. Ekstraordinært representantskapsmøte kan bare behandle saker som er nevnt i innkallingen. Ekstraordinært representantskapsmøte er beslutningsdyktig med de frammøtte representanter. For vedtak gjelder de samme regler som for representantskapsmøtet.
§ 6 STYRE
Styret består av ett medlem med varamedlem fra hver deltakerkommune. Representanter som deltar på representantskapsmøtet kan ikke velges som styremedlemmer.
Funksjonstiden for styremedlemmer er 2 år. Leder og nestleder velges av representantskapsmøtet hvert år.
For at styrets vedtak skal være gyldig må 2/3 av medlemmene i styret være tilstede. Ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme.
Styreleder og et styremedlem forplikter i fellesskap styret med sine underskrifter.
Styrets ansvarsområde:
- Har tilsettings- og arbeidsgiveransvar, herunder lokalisering av sekretariat
- Utarbeide og vedta stillingsbeskrivelse for daglig leder
- Fremme Friluftsrådets oppgaver i samsvar med vedtekter og årsmøtevedtak
- Lede Friluftsrådets løpende virksomhet i samsvar med vedtekter og arbeidsplan og stå for økonomistyring i samsvar med vedtatt budsjett
Styret kan velge et arbeidsutvalg til å forberede saker for styret og fatte vedtak etter nærmere delegering fra styret, og nedsette utvalg til å ivareta nærmere avgrensede oppgaver i forbindelse med konkrete prosjekter m.v.
Det føres møteprotokoll som undertegnes av leder. Utskrift sendes styrets medlemmer, varamedlemmer, og medlemskommunene i tillegg til evt. andre parter i sakene
§ 7 SAMARBEIDSGRUPPE
Samarbeidsgruppa består av ett medlem fra hver kommuneadministrasjon, utpekt av den enkelte kommune. Medlemmene bør representere den eller de etater/enheter som arbeider med friluftsliv i den enkelte kommune. Friluftsorganisasjoner kan også tilbys plass i samarbeidsgruppa.
Samarbeidsgruppa behandler saker av praktisk- og administrativ karakter, og er et forum for samordning og erfaringsutveksling. Samarbeidsgruppa kan bistå daglig leder med å forberede saker for styret.
§ 8 ØKONOMI
Friluftsrådet er et eget rettssubjekt som fører eget regnskap.
Deltakerkommunene skal betale et årlig tilskudd til Friluftsrådet (kontingent). Denne fastsettes av representanskapsmøtet som en sum per innbygger i medlemskommunene. Vedtak på representantskapsmøte om indeksregulering av kontingenten etter konsumprisindeksen er endelig. Vedtak om kontingentøkning ut over dette må godkjennes av deltakerkommunene.
Friluftsrådet står fritt til å hente inn eksterne bidrag til driften, herunder påta seg betalte oppdrag for deltakerkommunene og/eller andre kommuner.
Friluftsrådet har myndighet til å ta opp lån og pantsette eiendom og verdier etter vedtak på representantskapsmøte eller ekstraordinært representantskapsmøte.
§ 9 EIERANDELER
Den enkelte deltakerkommune har like eierandeler i oppgavefellesskapet og like ansvarsandeler for fellesskapets forpliktelser.
§ 10 ENDRINGER I SAMARBEIDSAVTALE
Endring av samarbeidsavtale kan bare gjøres på representantskapsmøte eller ekstraordinært representantskapsmøte. Endring av samarbeidsavtalen krever enstemmighet. Opptak av nye deltakerkommuner etter § 1 skal også godkjennes av deltakerkommunene.
§ 11 UTTREDEN
Den enkelte deltakerkommune kan med skriftlig varsel tre ut av Friluftsrådet fra 1.1. året etter at slikt varsel er sendt. Deltakerkommunen som har trådt ut av Friluftsrådet overtar da de oppgaver som Friluftsrådet har utført for kommunen. Dersom Friluftsrådet eier friluftsområder i en kommune som trer ut av Friluftsrådet, skal eiendommen overføres til vedkommende kommune. Ut over dette har ikke kommuner som trer ut av Friluftsrådet, krav på eiendommer eller verdier.
§ 12 OPPLØSNING
Vedtak om oppløsning av Friluftsrådet kan kun gjøres på ordinært representantskapsmøte, og krever enstemmighet blant frammøtte stemmeberettiga. Ved oppløsning av Friluftsrådet overføres eiendommer som Friluftsrådet eier til vedkommende kommune, og alle oppgaver overtas av kommunene hver for seg. Friluftsrådets eiendeler realiseres og netto likvide midler fordeles mellom medlemskommunene etter befolkningstall ved sist årsskifte.
Ved oppløsning av Friluftsrådet overføres Friluftsrådets arkiv til den kommunen som Friluftsrådet er lokalisert til.
§ 13 TOLKNING AV SAMARBEIDSAVTALEN - VOLDGIFT
Dersom det oppstår tvist mellom deltakende kommuner om forståelsen av samarbeidsavtalen og en ikke kommer til enighet i minnelighet, skal tvisten avgjøres ved voldgift iht tvistemålsloven.
§ 14 IKRAFTTREDEN
Samarbeidsavtalen er vedtatt av Flakstad kommune d. 06.12 2021, Røst kommune d. 24.11.2021, Værøy kommune d. 02.11.2021, Moskenes kommune d. 15.02.2022, Vestvågøy kommune d. 15.02.2022 og Vågan kommune d. 31.01.2022.
Avtalen trer i kraft d. 01.01 2022.
